進捗管理をこんな風にやってみては？

2020-01-29雑記

「進捗管理について、おおまかなやり方を知りたい」
「進捗管理の便利なツールやサービスがあれば知りたい」

こんな方に向けて、職場で使っている進捗管理方法を簡略化したものを紹介します。

僕はここで紹介する進捗管理を約3年継続しています。上司が自分の作業状況を聞いてくることはほとんど無くなり、自分の作業遅延も滅多に起こらなくなりました。

この記事には次のことを書きました。

• 進捗管理のやり方の概要
• 進捗管理に使えるツールやサービスの簡単な紹介

作業の進捗を管理するための準備

作業の洗い出し

作業を管理するために、作業項目の洗い出しをやっていきます。やらなければならないことを思いつく限り羅列していきます。内容が重複しているかどうかは後で精査すればいいので、ひたすら挙げていきます。

ここで一つだけ注意したいことは作業の終わりをはっきりさせることです。

例えば「毎日、英単語を覚える」という項目は適切ではありません。

覚える英単語は何個なのか？

覚えたと判定するためにはどうすればいいのか？

いくつか曖昧な点がありますよね。これでは作業の終わりが分からないので、継続することが難しくなってしまいます。いつ終わるか分からない作業をいつまでもやり続けたくないですよね。

具体的な終わりがはっきりする項目を挙げていくようにしましょう。

作業に関するパラメータ

具体的な作業の洗い出しを終えたら、次は作業量や作業期間、作業の難易度等を決めていきましょう。

どれくらいが妥当なのか分からない？

そうですよね。まだ取り掛かっていない作業のことなんて、答えられないですよね。僕もそう思います。そこで、今自分が感じたままを書き出していきましょう。正確でなくてもいいのです。

作業を終えて振り返りをしていく時に、どれくらいの乖離があったのかを見て、次回に反映していけば、やがてある程度の正確さが出てきます。

作業の順番について

作業項目を挙げて、パラメータもそこそこ書き終えたら、次は順番を決めます。挙げた項目のいくつかは順番通りに取り組まなければ、作業が出来ないものがあるはずです。それらの前後関係を明らかにしていくのです。

つながりの無い項目だけになったら、自分がやりたい順に並べていけば完成です。僕はやりたいことを先にやって、ワクワクする気持ちが高い状態が続いたらいいなと思ってこの並べ方にしています。

もし、この並べ方が合わないと感じたら、自由に並び方を変えてみて下さい。気持ちよく作業をこなしていく状態を保つことがポイントになります。

作業の進捗を管理する

毎日または作業単位毎に記録をつける

作業項目を挙げて、取り組んでいく順序まで決めることが出来たら、いよいよ作業開始です。

一日の終わりや作業の区切りがついたところで、何をやったか？作業項目の何割を終えたのか？順調なのか、問題にぶつかっているのか？などを記録していきます。

あまり書くことが無かったり、作業項目の1割も終えられなかったりする場合、作業項目の規模が大きすぎる可能性があります。毎日1個以上達成できる規模に細分化する方がいいかもしれません。

毎日1個以上達成できる規模にする理由は、「今日はこれをやり終えた」という体験を毎日感じたいからです。この達成感が翌日の自分のモチベーションに繋がります。

定期的に振り返りを行う

作業の記録をすることが習慣になってきたら、週に一度振り返りを行いましょう。

今週はいくつの作業を達成できたのか？進みが遅かった作業はあったか？何故、遅くなってしまったのか？今後も同じ様な遅れはあるのか？遅れないようにする対策はあるか？

どんなことを振り返っても構いませんが、一週間で自分がやり遂げたことの確認と、問題に感じた事の改善案を考えることは忘れずにやっておきたいですね。

自分の気持ちを高めること、同じ失敗を繰り返さなようにすることはとても重要なことです。

作業に遅れが出てしまった問題の対策案がどうしても浮かばない時は作業の中断や全体スケジュールの見直しを考えましょう。スケジュールの見直し作業は時間がかかるので頻繁にするべきではありませんが、達成不可能な目標に対して努力するは無駄です。

作業の進捗を管理するツール

ここまで書いてきたことをノートでやろうとするとかなりの労力が必要になります。パソコンやスマホで管理する人向けに、テンプレートやウェブサービスが公開されているので、ありがたく使わせてもらいましょう。

たくさんのテンプレートがありますが、ここやここを利用してみてはどうでしょうか？

テンプレートはパソコンで管理する人向けになっているものが多いので、スマホでやりたいという人はTrelloというウェブサービスを利用するのがいいですよ。

無料で利用可能なので、お試しで気軽に始めることができます。もし、このサービスは自分に合わないと感じたらアカウントを削除してしまえばいいのです。当然、サービス利用の費用はかかりません。

まとめ

進捗管理のやり方の概要について、進捗管理のツールやサービスについて紹介しました。

今までやったことが無かった方には難しく感じたり、面倒だったりするかもしれませんが、徐々になれてきますので、先ずは1週間取り組んでみるのがよいと思います。