作業記録で困っている人のための3つの対策方法
「進捗管理が上手く出来ない、うっかり記録を忘れてしまう」
「記録をつけるといっても、何を書いたらいいの？」
「記録をつけてどうするの？むなしく感じる」
こんな方に向けた、作業記録を上手くやっていく方法について紹介します。
僕は今回紹介する作業記録方法を業務で使い続けて、3年以上が経ちました。一週間、どんな作業を、どれだけの時間取り組んだか、覚える必要が無くなり、上司からも、あれはどうなっている？と聞かれることはほぼありません。
この記事を読むと、次のことが分かります。
- 作業記録忘れを防ぐ方法が分かります
- 作業記録で書くべき内容が分かります
- 作業記録をやりたくなります
作業記録忘れを失くす方法
タイマーを使って記録を取るタイミングを知らせてもらう
うっかり作業記録をつけ忘れてしまう方はタイマーやアラームを利用して、定期的に記録をつけることをお知らせしてもらうようにすると、記録のつけ忘れが少なくなりますよ。
自分が注意するのではなく、自動で記録をつけるタイミングを知らせてくれる仕組みを利用するわけです。
忙しかったり、何かに集中していると、他のことに気が回らない
何故、タイマーやアプリを利用するのか？
自分が信用ならないからです。いつも同じ体調ではいられない、いつも同じ精神状態ではいられない。人間って不確実な要素をたくさん持っています。
ちょっと仕事が忙しかったり、遅刻しそうだったり、失敗が続いている、そんな時に落ち着いて作業記録ができるでしょうか？
僕は無理です。だから、自動で記録をつけるように促してくれる仕組みを利用するようにしています。
ポモドーロテクニックが手法として有名です
アラームを利用して作業を進めていく手法の一つに、ポモドーロテクニックというものがあります。
キッチンタイマーを使って、25分集中して作業に取り組み、5分休憩し、再び25分集中して作業に取り組むことを繰り返していく、すると効率的に作業を進めていくことができるテクニックです。
この5分休憩後に、作業記録を加えるだけで、ポモドーロテクニックで効率よく作業を進めることができ、作業記録もしっかりつけることができる要になっていきます。
自分に合ったやり方を探している方は試してみて下さい。
作業記録に何を書けばいいのか迷わないために
作業を始める前にこれから取り組む作業について書いておく
作業記録に何を書けばいいのか？と考えてしまう方は作業後に記録をつける考えを捨てて、これから行う作業を予め書いてしまいましょう。
作業予定時間が過ぎたら、その作業の成果がどうだったのかを書くだけです。慣れてくると、上手くいった理由/上手くいかなかった原因も書けるようになりますし、今後どうすると改善していけるのかも書けるようになってきます。
出来事を思い出しながら書くと、まとまりが無く結果があいまいになってしまう
作業記録に予め作業を書いてしまう理由は、直近のことでも簡単に忘れてしまうからです。
今から一時間前までの自分の行動を書き出すことが出来るでしょうか？それはどれくらい正確ですか？毎日、続けられますか？
何処かで苦しくなるタイミングがあると思うのです。それならば、これからやることを宣言してしまい、結果がどうだったのかを書くだけにしてしまう方が簡単ですよね。
先に書き出しておく考え方は作業記録以外にも応用できる
これからやることを書き出しておいて、やったことを記録するというやり方は作業記録の他にも応用ができると思います。
例えば、読書記録ですね。ブログやSNSで書評や感想を発信するための下書きをしておき、読書中または読書後に下書きの空欄を埋めるだけにしておけば、読み終えたところで発信できます。
ブログ文章にも使えます。記事にしたいテーマを決めたら、そのテーマについて書く予定の項目を書き出してしまうのです。自分の経験や知識を基に書ける人はそのまま書けますし、調べものをしながら書く人は書き出した項目について調べて書く、次の項目について調べて書くを繰り返していくだけです。
何もないところから文章を書いていくよりも、穴埋めをするだけの状態になっている文章を埋める方が楽に感じる方は是非どうぞ。僕も後者の方が楽に感じる派です。
作業記録おかげで前向きに考えられるようになる
自分が達成した実績を振り返って、こんなにたくさんのことをやってきた自分はスゴイとニヤニヤする
作業記録を続けていくといいことあるのでしょうか？
もちろんありますよ。これまで自分がやってきた作業が見える形で残されているので、それを振り返ってみると、こんな自分でもたくさんのことをやってこれたんだと誇らしい気持ちになって、ニヤニヤできます。
人に見られると間違いなく怪しい人なので、自分だけの時に見て下さいね。
区切りなくずっと続けていると、どんな人でも気持ちが続かない
過去の成果を見てにやけることに、どんな効果があるのでしょうか？
自分のモチベーションが高くなります。自信が出てきます。
たくさんの結果が見える形で残っているので、自分なんて、と控えめな人でも、これだけやってきたから人より多少は出来るはず、という気持ちになっていくんですね。
逆の場合を考えてみます。これまでの自分の結果が何残っていないので、過去を振り返ってみると、最後にやらかした大きな失敗がすぐに浮かんできてしまい、自分はあんな失敗をしてしまった、得意なものはコレですと言えるものは何もない、そんな気持ちになることが多くなってしまうのではないでしょうか？
これではモチベーションを高く保つことは難しいですよね。
褒めることが苦手で、謙虚でいることが良しとされる社会では自分を褒められるって大切な事
記録をつけることが自分を褒めてくれて、自信を持たせてくれるってすごい事ですよね。時間がかかってしまいますが、誰でも出来ることなので、本当におススメです。
最後に褒められたのいつか覚えてますか？僕は覚えてません。でも、作業記録をたまに振り返ってニヤニヤしてます。
やって当たり前、上手く出来ないのよくない、と考える人がたくさんいる社会ではどうしても褒められる機会って少ないですよね。
だから、自分の記録を見て、誇らしい気持ちになることって大切だと思うのです。
まとめ
作業記録忘れを防ぐ方法、作業記録で書くべき内容、作業記録をやりたくなる理由について紹介しました。
作業記録を続けていくと、アレしようコレしようとアイデアが出てきたり、過去の記録が自信を持たせてくれたりといい事ばかりなので、気になる方は是非どうぞ。
C/C++で組み込み系ソフトウェア開発の仕事を10年以上やっています。怪しげなデジタルガジェットが大好きです。