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これじゃあ上手くいかないよ!僕が職場で経験した進捗管理が上手くいかなかった5つの事例

雑記

「進捗管理を上手くやる方法は分かったから、失敗例が知りたい」
「失敗した進捗管理の体験が聞きたい」

こんな方に向けた記事です。

僕の職場では20年以上前から一般的な進捗管理が行われています。グループを取りまとめる人によって、管理方法が違うため、上手く出来た経験、失敗してしまった経験どちらもありました。

そんな経験を基に、進捗管理の失敗体験を紹介します。僕が現場作業者として経験したものです。

この記事には次のことを書きました。

  • 進捗管理が上手くいかなかった事例の紹介

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進捗管理の失敗事例

重要案件だからと毎日進捗報告を求めてくる

僕の職場では、期日に間に合わないことが許されない作業案件や重要顧客からのクレーム対応など、スケジュール通りに進まないことは絶対ダメだと言われる仕事は、上長や取りまとめ者が毎日進捗報告を求めてきます。

毎日状況を確認したくなるくらい重要な仕事なんだぞ、こちらも注意深く見守っているぞということは十分伝わってきます。

しかし、管理する側がきっちりとした進捗報告を求めてくるため、現場としては進捗報告を作成する仕事に時間を取られてしまいます。時間を取られている間は作業が止まってしまうことが問題でした。

遅れは許されない、低品質な結果はダメだという案件なら、十分な時間を投入して仕事をやり遂げる必要があるんじゃないですか?と僕は思うのですが、このやり方はつい最近でも行われていることを確認したので、職場では問題のある方法ではないとされている様です。

期日直前にフォローを入れてくる

「明日、締め切り日なんだけど大丈夫だよね?」と聞いてくる上長がいました。

「すみません、どう頑張っても間に合いそうにないです」と答えたら、どうするつもりなんだろう?担当者を守ってくれるのだろうか?と僕は思ってしまいます。

手を動かしている当事者としては何とか間に合わせようと色々な手を尽くしているので「なんとかやってみます」と答えることがほとんどです。

しかし、上手くやり遂げる人、あと少しのところで間に合わない人、どちらもいました。

これは進捗管理では無いと思ってます。間に合わない場合にするべきことも示してもらえず、作業者は崖っぷちな気持ちのまま、出来ることを必死にやるだけなんですから。

作業者のメンタルが追い込まれているので、成果物の品質も高くないことが予想されるので、本当にいいことが何もない事例です。

仕事のボリュームや難易度関係なくスケジュールを厳守する

「XXX作業をY日までに完了、AAA作業をB日までに完了させて下さいね」

この様に指示を受けて、作業に取り掛かってみると、ものすごい作業ボリュームだと分かり、取り掛かる前に間に合わないと分かる、こんな事も経験しました。

別のケースとして「〇〇処理を行うソフトウェアの最適化」という作業があり、それに着手してみると、ソフトウェアの構造が複雑すぎて手に負えず、期日までに間に合わないと分かるケースもありました。

どちらの場合も、期日に間に合わないのでスケジュールを見直して欲しいと上長や取りまとめ者に相談してみると、

「もう決まったことだから、変えられないよ」

と一蹴されてしまいました。

作業項目の内容や難易度を精査せずに、簡単な作業と同じ時間で完了出来るものとみなしていたわけです。

リスケジュールも出来ない状況だったため、どうにか間に合わせようと努力したものの、予定通りに作業完了させることは出来ませんでした。

作業項目の精査が済んだ状態でスケジュールを組んでもらいたいです。

進捗の遅れを取り戻す方法は残業のみ

「作業が期日までに終わらなさそうだから、残ってやってよね」

期日までに仕事が終わらないので、残業して挽回して欲しい(やれ)と上長から指示を受けることは今でもあります。

最後のひと踏ん張りとして残業してでも間に合わせるという状況なら、「どうにか頑張ろう」と思います。

しかし、これがいつも行われているのであれば問題ですよね。

スケジュール通りに仕事が進まないのが分かっているなら、日程に余裕をもたせたり、人員を増やしたり、割り込み作業をブロックしたりするのがベターだと思います。

「そうは言っても、他に手が無いんだよ」

管理側としてはこの様に考えているかもしれませんが、計画通りに物事を進められないスケジュールを守る事に意味はないと僕は思うんですよね。

スケジュール通りに進まない時は、残業以外の方法で対処してもらいたいです。作業者は日に日に疲弊していくので、作業効率は下がるし、品質も低下するはずですから。

詳細な作業記録を要求する

毎日進捗報告を求めてくる事例と似ているものに、分単位の細かな作業記録を要求する方がいます。

「出来るだけ状況を正確に把握したいから」

仰ることは分かりますが、作業記録のための時間が増えてしまうので、仕事に割り振れる時間が少なくなってしまうなと思います。

作業記録を簡単する便利ツールがあればいいのですが、うちの職場の場合は「各自の努力」でどうにかして欲しいという考えだったため、僕も含めて多くの人が苦労していました。

最近になってマイクロソフト社のTeamsというコミュニケーションツールが使えるようになったので、独り言チャットに作業内容を入力しています。

発言した時刻が分単位で表示されるため、作業内容を振り返るときに便利ですよ。

まとめ

僕が経験した「進捗管理が上手くいかなかった事例」について紹介しました。

この失敗例が上長や取りまとめの方の参考になれば幸いです。

「似たような状況がうちでも起こっているな」と感じた現場の方、お疲れ様です。状況がよくなるよう祈っています。

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Posted by Many