僕が作業記録から見つけて、対策したこと
「作業記録をつけたら何が分かるのかな？」
「進捗管理のためと言うけど締め切りに間に合えばいいのでは？」
こう考える方に、進捗管理のために作業記録をつけた経験を紹介します。ぼんやりと思っていたことが、はっきりと見える形になって驚きました。
僕は作業記録を業務で続けて、3年以上が経ちました。その記録から、色んなことを学ぶことが出来ています。そして、現在でも新しい発見があります。
この記事には次のことを書きました。
- 僕が作業記録をつけて分かったことについて
作業記録が習慣になってしばらくたった時に気づいたこと
いつも予定より遅れ気味だった
作業記録が溜まってしばらくした頃に、気づいたことがあります。それは、いつも予定より遅れ気味な状態が続いているということ。
作業が間に合うか心配で、不安な状態になりがちでした。締め切りが迫ってくると、残業したり、他の仕事を後回しにしたりして、どうにか締め切りを守ろうとしている。そんな状態にあることを、作業記録は客観的に教えてくれました。
割り込みの仕事があるため
何故、締め切りギリギリの状態になっていたのか？
これも作業記録を読み返していくと、分かってくるんです。理由はとてもシンプルでした。
飛び込みの仕事が入ってくるから。たった、これだけのことです。
自分が予定している仕事だけをやっていれば、作業に遅れはほとんど出ません。しかし、割り込みの仕事がある日の作業記録には、予定していた作業をこなせなかったと書かれていることが多いのです。
作業の計画が甘すぎた
どんな仕事をしていても、突然やらなければならない、いつもと違う仕事ってあると思います。
この急にやってくる仕事に対する備えが無い、ということが作業記録から分かってきました。
自分の作業計画には、同時に別の仕事をやっても問題が起こらないような柔軟性が無いということです。
自分の立てた計画に穴があるのは残念ですが、問題点が見えたので後は対策して、その効果を確認すればいいわけですね。
作業計画を現実的なものへと修正
毎日やらなければならないことをスケジュール表に書き込む
突然の割り込み仕事が無ければ、予定通り作業をこなせていたので、作業計画の基本的な部分には問題ないと判断して、毎日の作業をスケジュール表に入力します。
午前10時から1時間、XXX処理を行う。YYYが作成出来たら作業完了とする。
午前11時から昼休憩まで、AAA作業を行う。BBBさんへ資料を送付したら完了。
といった具合に入力していきます。この作業を手帳に記入してもいいのですが、僕の職場はノートパソコンが支給されているので、メールソフトOutlookのスケジュール表に予定項目として入力していました。
修正が簡単に出来る、他人に予定を公開出来るのがメリット、ノートパソコンが無いと予定が分からないのがデメリットですね。
割り込み作業を想定して、空き時間を入れておく
いつも通り、作業予定を入力していては急な仕事に対応できないので、仮の割り込み作業をスケジュール表に入力しておきます。
本当に割り込み作業が発生したら、その時間を割り当てればいいし、発生しなかったら次の作業を前倒しで進めていけばいいのです。とても単純ですね。
仮の割り込み作業をどれくらい入れておくのがよいか？それは仕事環境に合わせて変化するので、ひと言で説明できないです。この記事を読んでくださっている皆さんが試行錯誤して、調整下さい。
ちなみに、僕は一日の業務時間の2割から3割は仮の作業予定を入れています。今はこの割合が丁度良いですね。
作業記録を使って、スケジュールの埋め方を改善する
仮の割り込み作業をスケジュール表に組み込んだ状態で業務に取り組み、作業記録をつけていき、一週間や半月ごとに振り返りを行います。
作業予定が遅れ気味だったり、丁度よく進行している場合は割り込み作業の時間を増やしてみるといいと思います。基本的に、作業が前倒しで進んでいくはずなのに、そうなっていないということは仮の割り込み作業がまだ短いということです。
反対に前倒しが続いて、予定よりかなり早く作業が終えてしまう場合は仮の割り込み作業が長すぎる可能性があります。予定と実績に乖離があると、全体スケジュールが長引いてしまうので、仮の割り込み作業を短くしてみるといいでしょう。
まとめ
僕が作業記録をつけて分かったこと、分かったことに対する改善策について紹介しました。
割り込みの仕事っていつも突然やってくるし、量も少なくないことが多いので、作業スケジュールを狂わされがちになってしまいます。予め、それに対応する時間を設けておくことで影響を少なくすることができますよ。
C/C++で組み込み系ソフトウェア開発の仕事を10年以上やっています。怪しげなデジタルガジェットが大好きです。